Peranan dan Fungsi Operator Telephone

Membentuk citra hotel

Pemasukan yang maksimal melalui jasa telepon

Tugas pokoknya  adalah :

&      Menangani permintaan sambungan pembicaraan telepon.

 Jenis – jenis hubungan  telepon dapat dibagi atas :

·      Hubungan antar departemen  atau antar seksi. ; hubungan antara tamu satu dengan tamu yang lain di dalam lingkungan hotel.

·      Hubungan local. ; Hubungan antara satu daerah dengan daerah lain dalam satu kota.

        Hubungan Interlokal.; Hubungan dari satu kota ke kota lain.

·     Hubungan Internasional. ( Long distance Call ) ; hubungan  jarak jauh antar Negara

Proses penanganan sambungan telepon bisa dilaksanakan dengan dua cara yaitu

a.     Melalui Telepon Operator

Apabila tamu melakukan proses penyambungan melalui Telepon Operator, maka petugas harus menanyakan beberap informasi dari tamu yang bersangkutan seperti ;

·       Nama tamu.

·       Nomor kamar. Code daerah / Code Negara.

·       Nomor telepon yang dituju.

b.    Tanpa melalui Telepon Operator.

Prosedur penyambungan telepon tanpa melalui Telepon Operator adalah :

  @      Sambungan keluar / dalam kota atau local

 @      Sambungan telepon antar kota  atau interlokal
 @       Sambungan telepon antar Negara  atau international

Proses penanganan sambungan telepon dari luar ke dalam hotel  meliputi :

1. Sambungan telepon dari luar ke dalam hotel untuk pihak hotel.

Informasi yang harus di ketahui dari si penelpon adalah :

·          Nama penelpon.

·         Nama pihak yang dituju.

·         Depatemen atau seksi mana yang dituju.

Apabila yang bersangkutan tidak ada ditempat tanyakan pada penelpon apakah ada pesan , apabila ada segera tindak lanjuti dengan mencatatnya dalam Telephone Message.

2.  Sambungan dari luar ke dalam hotel untuk tamu hotel.

       Informasi yang diperoleh dari penelpon adalah :

·         Nama penelpon.

·         Nama tamu yang dituju

·         Nomor kamar yang dituju.

           Apabila tamunya tidak ada ditempat tanyakan peda penelpon apakah ada pesan , apabila ada segera tindak lanjuti dengan mencatatnya dalam Telephone Message.

&        Menangani biaya sambungan pembicaraan telepon.

      Sistem pembayaran pada hotel terbagi atas dua :

·        Minimum charge 3 menit pertama. Yaitu biaya dihitung paling sedikit pada 3 menit pertama dan perhitungan selanjutnya ditambah biaya permenit.

·        Sistem per 1 menit yaitu perhitungan biaya sambungan pembicaraan melalui telepon dengan menggunakan perhitungan per menit ( pada prinsipnya system biaya ini hampir sama dengan biaya per tiga menit hanya seberapa lama pun pemakaian akan tetap dikenakan charge sesuai dengan menitnya. 

&        Menangani membangunkan tamu.

Tamu menghubungi petugas telpon minta untuk dibangunkan sesuai dengan kebutuhannya. Segera setelah permintaanya diterima dan dicatat pada formulir membangunkan ( guest call sheet / morning call sheet ) yang telah disiapkan..

Adapun informasi yang dibutuhkan dari tamu oleh petugas adalah :

·        Nomor kamar tamu

·        Nama tamu

·       Jam berapa tamu minta dibangunkan.

·       Menanyakan pada tamu apakah dibangunkan secara manual atau sistem. ( apabila ada  dua – duanya )

Contoh Wake Up Call  Manual :

Good Morning Mr Anderson,

This is your wake up call for four thirty This Morning

thank you.

    

 Contoh Wake Up Call dengan  Computer :

Good Morning,

Your Wake Up Call is 11.30

Thank you

&      Menangani program musik / Radio/ VCD/ dll.

Ruang lingkup pemutaran musik, televise, meliputi kamar – kamar tamu, Lobby, Bar,  Restoran , Pub, dll.

&      Melayani pengiriman Fax/ telex .            

a)   Teknik mengirim faksimili

·        Siapkan dokumen yang akan dikirim

·        Masukkan dokumen pada mesin faksimili dengan posisi terbalik (backside face)

·       Angkat gagang telepon pada mesin faksimili atau tekan tombol HANDSFREE

·       Tekan nomor telepon yang akan dituju

·       Bila telah tersambung dan terdengar nada terima, maka tekan tombol START

·        Bila dokumen pertama telah selesai, maka masukkan dokumen berikutnya

·       Tekan kembali tombol START untuk me-release bila dokumen telah selesai dikirim

·       Tekan tombol REPORT dan menu Print List untuk memastikan bahwa dokumen telah terkirim

·       Siapkan tanda terima/kwitansi (cash receipt) bila pengiriman dokumen untuk tamu

·       Berikan tanda terima/kwitansi (cash receipt) pada kasir kantor depan untuk dimasukkan ke dalam rekening tamu

·     Kembalikan dokumen asli milik tamu dengan meminta bantuan bellboy atau petugas porter

b)   Teknik menerima faksimili

·      Angkat gagang telepon pada mesin faksimili bila mesin faksimili tidak otomatis

·      Tekan tombol START untuk menerima dokumen

·      Biarkan semua dokumen diterima hingga mesin faksimili memberikan signal selesai dengan memunculkan kode COMPLETE pada menu screen

·      Siapkan tanda terima/kwitansi (cash receipt) bila penerimaan dokumen untuk tamu

·      Berikan tanda terima/kwitansi (cash receipt) pada kasir kantor depan untuk dimasukkan ke dalam rekening tamu

·      Antarkan atau sampaikan segera dokumen faksimili untuk tamu menggunakan amplop tertutup dengan meminta bantuan bellboy atau petugas porter

·       Penghitungan biayanya sama dengan telepon

Tugas utama lainnya dari operator telepon di hotel ialah mampu menerapkan teknik menjual produk dan layanan hotel melalui telepon. Namun, agar tugas tersebut dapat dilakukan dengan optimal, maka ada beberapa hal penting yang harus diketahui oleh operator telepon, yaitu: